Tính năng “Recall Email” (thu hồi email) là một công cụ hữu ích để sửa sai khi bạn lỡ gửi một email có lỗi. Tuy nhiên, nó có một số hạn chế quan trọng cần lưu ý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tính năng này và những điều cần cân nhắc:
1. Điều kiện Cần Thiết để Thu Hồi Email Thành Công:
Cả người gửi và người nhận PHẢI sử dụng Microsoft Exchange Server hoặc Microsoft 365 trong cùng một tổ chức.
Điều này có nghĩa là tính năng này chủ yếu hoạt động trong môi trường doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng hệ thống email của Microsoft.
Người nhận CHƯA ĐỌC email.
Nếu người nhận đã mở email, khả năng thu hồi thành công sẽ giảm đáng kể hoặc không thể thực hiện được.
Người nhận CHƯA CHUYỂN email cho người khác.
Nếu email đã được chuyển tiếp, việc thu hồi là không thể.
Người nhận PHẢI sử dụng Outlook (desktop).
Tính năng này thường không hoạt động trên các ứng dụng email khác (ví dụ: Gmail, Yahoo Mail) hoặc phiên bản web của Outlook.
Không có bộ lọc (filters) hoặc quy tắc (rules) nào được áp dụng.
Nếu người nhận có các quy tắc thiết lập để chuyển email đến một thư mục khác, việc thu hồi có thể không thành công.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Thu Hồi Email trong Outlook (Desktop):
Outlook cho Windows:
1. Mở thư mục “Sent Items” (Mục Đã Gửi):
Tìm email bạn muốn thu hồi trong thư mục này.
2. Mở email:
Nhấp đúp vào email để mở nó trong một cửa sổ riêng.
3. Chọn “File” (Tệp):
Trong cửa sổ email đang mở, nhấp vào tab “File” ở góc trên bên trái.
4. Chọn “Info” (Thông Tin):
Trong menu “File”, chọn “Info”.
5. Tìm và chọn “Resend or Recall” (Gửi lại hoặc Thu hồi):
Nhấp vào nút “Resend or Recall Message”. Nếu bạn không thấy nút này, có thể do tài khoản email của bạn không hỗ trợ tính năng này (ví dụ: bạn đang sử dụng tài khoản POP3 hoặc IMAP thay vì Exchange).
6. Chọn “Recall This Message” (Thu hồi tin nhắn này):
Chọn tùy chọn “Recall This Message”.
7. Chọn tùy chọn thu hồi:
Delete unread copies of this message:
Xóa email khỏi hộp thư đến của người nhận nếu họ chưa đọc.
Delete unread copies and replace with a new message:
Xóa email và thay thế bằng một email mới (bạn sẽ được yêu cầu soạn một email mới).
8. Chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” (Thông báo cho tôi nếu việc thu hồi thành công hay thất bại cho từng người nhận):
Tùy chọn này cho phép bạn nhận thông báo về kết quả thu hồi.
9. Nhấp “OK”.
Outlook cho Mac:
1. Mở thư mục “Sent Items” (Mục Đã Gửi):
Tìm email bạn muốn thu hồi.
2. Mở email:
Nhấp đúp vào email.
3. Chọn “Message” (Tin Nhắn) trên thanh menu:
Ở trên cùng màn hình, chọn menu “Message”.
4. Chọn “Recall This Message” (Thu hồi tin nhắn này):
5. Chọn tùy chọn thu hồi:
Tương tự như trên Windows:
Delete unread copies of this message.
Delete unread copies and replace with a new message.
6. Chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”.
7. Nhấp “OK”.
3. Điều Gì Xảy Ra Khi Thu Hồi Email:
Nếu thành công:
Email sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của người nhận (nếu họ chưa đọc). Nếu bạn chọn tùy chọn thay thế, người nhận sẽ nhận được email mới của bạn.
Nếu thất bại:
Người nhận có thể nhận được thông báo rằng bạn đã cố gắng thu hồi email. Email gốc có thể vẫn còn trong hộp thư đến của họ.
Thông báo:
Bạn (người gửi) sẽ nhận được một email thông báo cho biết việc thu hồi đã thành công hay thất bại đối với từng người nhận.
4. Lưu Ý Quan Trọng và Hạn Chế:
Không Phải Lúc Nào Cũng Hoạt Động:
Như đã đề cập, tính năng này có nhiều hạn chế và không đảm bảo thành công. Đừng dựa hoàn toàn vào nó.
Không hoạt động với tài khoản POP3 hoặc IMAP:
Chỉ hoạt động với tài khoản Exchange hoặc Microsoft 365.
Sự chậm trễ:
Có thể mất một khoảng thời gian để quá trình thu hồi hoàn tất.
Đạo đức:
Hãy cân nhắc đạo đức khi sử dụng tính năng này. Nếu bạn thường xuyên mắc lỗi và phải thu hồi email, có lẽ bạn nên dành thời gian kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi.
Chủ đề của email có thể vẫn hiển thị:
Ngay cả khi thu hồi thành công, chủ đề của email có thể vẫn hiển thị trong hộp thư đến của người nhận, cho thấy rằng bạn đã gửi một email.
5. Lời Khuyên:
Kiểm tra kỹ trước khi gửi:
Cách tốt nhất để tránh phải thu hồi email là dành thời gian kiểm tra cẩn thận email của bạn trước khi gửi. Đọc lại, kiểm tra chính tả và ngữ pháp, và đảm bảo rằng bạn đã đính kèm tất cả các tệp cần thiết.
Sử dụng tính năng trì hoãn gửi (delay send):
Outlook cho phép bạn lên lịch gửi email. Bạn có thể thiết lập một khoảng thời gian trì hoãn (ví dụ: 1-2 phút) để có thời gian xem lại email trước khi nó thực sự được gửi đi. Để làm điều này:
Soạn email của bạn.
Đi đến tab “Options” (Tùy chọn).
Nhấp vào “Delay Delivery” (Trì hoãn gửi).
Chọn ngày và giờ bạn muốn email được gửi đi.
Cẩn trọng với Reply All:
Trước khi nhấp vào “Reply All”, hãy suy nghĩ kỹ về những người bạn đang gửi email cho và liệu họ có cần nhận thông tin đó hay không.
Soạn thảo cẩn thận:
Hãy cẩn thận với những gì bạn viết trong email, đặc biệt là những email có tính chất nhạy cảm hoặc chuyên nghiệp.
Tóm lại, tính năng “Recall Email” có thể hữu ích trong một số trường hợp nhất định, nhưng nó không phải là giải pháp hoàn hảo. Hãy sử dụng nó một cách thận trọng và luôn cố gắng kiểm tra kỹ lưỡng email của bạn trước khi gửi.
https://sso.kyrenia.edu.tr/simplesaml/module.php/core/loginuserpass.php?AuthState=_df2ae8bb1760fad535e7b930def9c50176f07cb0b7%3Ahttp%3A%2F%2Fcareerbuilding.net/career-builder/