Độ dài lý tưởng cho một email ứng tuyển là
ngắn gọn, súc tích và tập trung, thường không quá 1 trang A4 (khoảng 200-300 từ)
. Tuy nhiên, điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào một số yếu tố, và quan trọng là phải cân bằng giữa việc cung cấp đủ thông tin và tránh làm người đọc cảm thấy quá tải.
Dưới đây là chi tiết về những yếu tố cần xem xét và cách tối ưu độ dài email ứng tuyển:
Tại sao độ dài lại quan trọng?
Thời gian của nhà tuyển dụng:
Nhà tuyển dụng thường phải xem xét rất nhiều hồ sơ. Một email dài dòng có thể khiến họ bỏ qua bạn vì không có thời gian đọc hết.
Khả năng tập trung:
Email ngắn gọn giúp nhà tuyển dụng tập trung vào những điểm quan trọng nhất về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
Ấn tượng chuyên nghiệp:
Một email được viết tốt, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của người khác.
Các yếu tố ảnh hưởng đến độ dài lý tưởng:
Mức độ kinh nghiệm:
Ứng viên có kinh nghiệm dày dặn có thể cần một chút không gian để làm nổi bật những thành tựu quan trọng nhất. Tuy nhiên, ngay cả với kinh nghiệm phong phú, hãy cố gắng giữ cho nó súc tích.
Yêu cầu của công việc:
Một số công việc có thể yêu cầu một bức thư giới thiệu chi tiết hơn, trong khi những công việc khác có thể chỉ cần một email ngắn gọn. Hãy đọc kỹ mô tả công việc để xác định xem có bất kỳ yêu cầu cụ thể nào không.
Mối quan hệ với nhà tuyển dụng:
Nếu bạn đã có mối quan hệ với nhà tuyển dụng (ví dụ: gặp họ tại một hội chợ việc làm hoặc được ai đó giới thiệu), bạn có thể cho phép mình viết một email cá nhân hơn và có thể dài hơn một chút.
Ngành nghề:
Một số ngành nghề có xu hướng chấp nhận các email ứng tuyển dài hơn những ngành khác. Ví dụ, trong lĩnh vực học thuật hoặc nghiên cứu, một email ứng tuyển có thể dài hơn so với ngành marketing.
Cấu trúc email ứng tuyển hiệu quả (và độ dài tương ứng):
1. Dòng tiêu đề (khoảng 6-8 từ):
*Mục tiêu:Thu hút sự chú ý và cho biết rõ mục đích của email.
*Ví dụ:”Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”
2. Lời chào (1-2 câu):
*Mục tiêu:Chào hỏi một cách trang trọng và cá nhân hóa (nếu biết tên nhà tuyển dụng).
*Ví dụ:”Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],” hoặc “Kính gửi phòng Tuyển dụng,”
3. Đoạn mở đầu (3-4 câu):
*Mục tiêu:Nêu rõ vị trí bạn ứng tuyển, làm thế nào bạn biết về vị trí này và tóm tắt ngắn gọn lý do bạn phù hợp.
*Ví dụ:”Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] được đăng trên [Nguồn tin]. Với [Số năm] kinh nghiệm trong [Lĩnh vực liên quan] và kỹ năng [Kỹ năng quan trọng], tôi tin rằng mình sẽ đóng góp đáng kể cho [Tên công ty].”
4. Đoạn thân bài (2-3 đoạn, mỗi đoạn 3-5 câu):
*Mục tiêu:Nhấn mạnh những kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp nhất với công việc, đưa ra những ví dụ cụ thể để chứng minh thành tích của bạn. Tập trung vào những gì bạn có thể mang lại cho công ty.
*Ví dụ:*
“Trong vai trò [Vị trí trước đây] tại [Công ty trước đây], tôi đã [Thành tựu cụ thể, đo lường được bằng số liệu]. Kỹ năng [Kỹ năng liên quan] của tôi đã giúp tôi [Kết quả tích cực].”
“Tôi đặc biệt ấn tượng với [Dự án/sản phẩm của công ty] và tin rằng kinh nghiệm của mình trong [Kỹ năng liên quan] sẽ cho phép tôi đóng góp vào thành công của [Dự án/sản phẩm] này.”
5. Đoạn kết (2-3 câu):
*Mục tiêu:Thể hiện sự quan tâm đến vị trí, bày tỏ mong muốn được phỏng vấn và cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian.
*Ví dụ:”Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Xin chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi đính kèm CV của mình để quý vị tham khảo.”
6. Lời chào kết và chữ ký (1-2 câu):
*Mục tiêu:Kết thúc email một cách trang trọng và cung cấp thông tin liên hệ của bạn.
*Ví dụ:”Trân trọng,” hoặc “Kính thư,” [Tên của bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ email] [Liên kết LinkedIn (nếu có)]
Lời khuyên để tối ưu độ dài:
Tập trung vào những điểm quan trọng nhất:
Đừng liệt kê toàn bộ kinh nghiệm làm việc của bạn. Chỉ chọn những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan trực tiếp đến công việc bạn ứng tuyển.
Sử dụng ngôn ngữ mạnh mẽ và cụ thể:
Thay vì nói chung chung, hãy đưa ra những ví dụ cụ thể và sử dụng các động từ mạnh để mô tả thành tích của bạn.
Định dạng dễ đọc:
Sử dụng khoảng trắng, gạch đầu dòng và các đoạn văn ngắn để làm cho email của bạn dễ đọc hơn.
Chỉnh sửa và kiểm tra lỗi:
Một email không có lỗi chính tả và ngữ pháp thể hiện sự chuyên nghiệp và cẩn thận.
Sử dụng CV làm tài liệu hỗ trợ:
Email ứng tuyển là phần giới thiệu, CV là chi tiết. Đừng lặp lại thông tin trong CV, hãy sử dụng email để làm nổi bật những điểm quan trọng nhất.
Cá nhân hóa:
Điều chỉnh email cho từng vị trí bạn ứng tuyển. Điều này cho thấy bạn đã nghiên cứu về công ty và công việc.
Tóm lại:
Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một email ứng tuyển thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, thể hiện rõ bạn là ứng viên phù hợp và khuyến khích họ đọc CV của bạn. Giữ cho nó ngắn gọn, súc tích, tập trung vào những điểm mạnh của bạn và cá nhân hóa cho từng vị trí cụ thể.
http://proxy-fs.researchport.umd.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/