Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Tổ chức các buổi họp retrospective sau mỗi chiến dịch tuyển dụng khẩn là một cách tuyệt vời để cải thiện quy trình tuyển dụng của bạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn thực hiện:
I. Mục tiêu của buổi Retrospective
Xác định những gì đã diễn ra tốt:
Nhấn mạnh những thành công và điểm mạnh trong chiến dịch vừa qua.
Xác định những gì cần cải thiện:
Tìm ra những vấn đề, thách thức và cơ hội để cải thiện quy trình tuyển dụng trong tương lai.
Tạo hành động cụ thể:
Đề xuất các hành động cụ thể, có thể đo lường được để giải quyết các vấn đề và cải thiện quy trình.
Học hỏi và chia sẻ:
Tạo một không gian an toàn để mọi người chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi lẫn nhau và xây dựng kiến thức chung.
II. Chuẩn bị trước buổi Retrospective
1. Xác định thời điểm và địa điểm:
Thời điểm:
Nên tổ chức càng sớm càng tốt sau khi chiến dịch kết thúc (trong vòng 1-2 tuần).
Địa điểm:
Chọn một không gian yên tĩnh, thoải mái, nơi mọi người có thể tập trung và cởi mở chia sẻ. Có thể là phòng họp, không gian làm việc chung hoặc thậm chí là trực tuyến.
2. Mời những người tham gia:
Ai nên tham gia?
Nhà tuyển dụng (Recruiter)
Người quản lý tuyển dụng (Hiring Manager)
Thành viên của nhóm tuyển dụng (nếu có)
Đại diện từ các bộ phận liên quan (ví dụ: bộ phận nhân sự, bộ phận truyền thông)
Gửi lời mời:
Gửi lời mời trước ít nhất 1 tuần, nêu rõ mục tiêu, thời gian, địa điểm và chương trình dự kiến.
3. Thu thập dữ liệu:
Số liệu thống kê:
Số lượng ứng viên nộp đơn
Số lượng ứng viên được sàng lọc
Số lượng ứng viên được phỏng vấn
Thời gian trung bình để tuyển dụng
Chi phí tuyển dụng
Tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc
Phản hồi:
Thu thập phản hồi từ ứng viên (ví dụ: thông qua khảo sát)
Thu thập phản hồi từ người quản lý tuyển dụng
Thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm tuyển dụng
4. Chuẩn bị tài liệu và công cụ:
Bảng trắng hoặc bảng flipchart
Giấy note (Post-it)
Bút viết
Máy chiếu (nếu cần)
Phần mềm cộng tác trực tuyến (nếu tổ chức trực tuyến)
III. Tiến hành buổi Retrospective
Dưới đây là một số format phổ biến bạn có thể sử dụng:
A. Format “Starfish” (Sao biển)
Mô tả:
Chia bảng thành 5 phần:
Keep Doing:
Những gì bạn muốn tiếp tục làm.
Less Of:
Những gì bạn muốn làm ít hơn.
More Of:
Những gì bạn muốn làm nhiều hơn.
Stop Doing:
Những gì bạn muốn ngừng làm.
Start Doing:
Những gì bạn muốn bắt đầu làm.
Cách thực hiện:
1. Giới thiệu:
Giải thích mục tiêu của buổi họp và format “Starfish”.
2. Brainstorming:
Yêu cầu mọi người viết các ý tưởng của họ lên giấy note và dán vào các phần tương ứng trên bảng.
3. Thảo luận:
Thảo luận về các ý tưởng, nhóm các ý tưởng tương tự và xác định các hành động cụ thể.
4. Ưu tiên:
Ưu tiên các hành động quan trọng nhất.
5. Phân công:
Phân công người chịu trách nhiệm cho từng hành động.
B. Format “What Went Well, What Didnt Go Well, Action Items”
Mô tả:
Chia bảng thành 3 phần:
What Went Well:
Những gì đã diễn ra tốt.
What Didnt Go Well:
Những gì đã không diễn ra tốt.
Action Items:
Các hành động cần thực hiện để cải thiện.
Cách thực hiện:
1. Giới thiệu:
Giải thích mục tiêu của buổi họp và format.
2. Brainstorming:
Yêu cầu mọi người viết các ý tưởng của họ lên giấy note và dán vào các phần tương ứng trên bảng.
3. Thảo luận:
Thảo luận về các ý tưởng, nhóm các ý tưởng tương tự và xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.
4. Đề xuất hành động:
Đề xuất các hành động cụ thể để giải quyết các vấn đề.
5. Ưu tiên:
Ưu tiên các hành động quan trọng nhất.
6. Phân công:
Phân công người chịu trách nhiệm cho từng hành động.
C. Format “4 Ls” (Liked, Learned, Lacked, Longed For)
Mô tả:
Chia bảng thành 4 phần:
Liked:
Những gì bạn thích trong chiến dịch vừa qua.
Learned:
Những gì bạn đã học được trong chiến dịch vừa qua.
Lacked:
Những gì còn thiếu trong chiến dịch vừa qua.
Longed For:
Những gì bạn ước đã có trong chiến dịch vừa qua.
Cách thực hiện:
Tương tự như các format trên.
Các bước chung trong buổi Retrospective:
1. Chào mừng và giới thiệu (5 phút):
Chào mừng mọi người và cảm ơn họ đã tham gia.
Nhắc lại mục tiêu của buổi họp.
Đặt ra các quy tắc cơ bản (ví dụ: tôn trọng ý kiến của người khác, giữ bí mật thông tin).
2. Thiết lập bối cảnh (10 phút):
Tóm tắt nhanh về chiến dịch tuyển dụng vừa qua.
Chia sẻ các số liệu thống kê và phản hồi đã thu thập được.
3. Brainstorming và thảo luận (45 phút):
Sử dụng một trong các format đã nêu ở trên để thu thập ý kiến từ mọi người.
Khuyến khích mọi người chia sẻ một cách cởi mở và trung thực.
Tập trung vào các sự kiện, không đổ lỗi cho cá nhân.
Đặt câu hỏi “Tại sao?” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.
4. Xác định hành động (15 phút):
Chọn ra các hành động quan trọng nhất cần thực hiện để cải thiện quy trình.
Đảm bảo rằng các hành động này cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART).
Phân công người chịu trách nhiệm cho từng hành động.
5. Kết thúc (5 phút):
Tóm tắt các hành động đã thống nhất.
Cảm ơn mọi người đã tham gia và đóng góp.
Thông báo về kế hoạch theo dõi tiến độ thực hiện các hành động.
IV. Sau buổi Retrospective
1. Ghi lại kết quả:
Tổng hợp các ý kiến, thảo luận và hành động đã thống nhất vào một tài liệu (ví dụ: biên bản cuộc họp).
2. Chia sẻ kết quả:
Chia sẻ tài liệu này với tất cả những người tham gia và các bên liên quan khác.
3. Theo dõi tiến độ:
Theo dõi tiến độ thực hiện các hành động đã thống nhất.
Tổ chức các buổi họp ngắn để đánh giá tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
4. Áp dụng các bài học:
Áp dụng các bài học rút ra từ buổi retrospective vào các chiến dịch tuyển dụng tiếp theo.
Liên tục cải tiến quy trình tuyển dụng dựa trên các phản hồi và kinh nghiệm thực tế.
V. Mẹo để buổi Retrospective hiệu quả
Tạo không khí an toàn:
Khuyến khích mọi người chia sẻ một cách cởi mở và trung thực, không sợ bị phán xét.
Tập trung vào sự thật:
Dựa trên dữ liệu và bằng chứng, không dựa trên cảm xúc cá nhân.
Khuyến khích sự tham gia:
Đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội đóng góp ý kiến.
Giữ cho buổi họp đúng giờ:
Bắt đầu và kết thúc đúng giờ.
Lắng nghe tích cực:
Thực sự lắng nghe những gì người khác đang nói.
Tôn trọng ý kiến khác nhau:
Không phải ai cũng sẽ đồng ý với bạn, và điều đó không sao cả.
Tập trung vào giải pháp:
Dành thời gian nhiều hơn để tìm kiếm giải pháp hơn là than vãn về vấn đề.
Ví dụ về các câu hỏi gợi ý:
Điều gì đã giúp chúng ta tuyển dụng thành công trong thời gian ngắn?
Những trở ngại nào chúng ta đã gặp phải?
Chúng ta có thể cải thiện quy trình tuyển dụng như thế nào?
Chúng ta có thể sử dụng công nghệ hoặc công cụ nào để tăng tốc quy trình?
Làm thế nào để chúng ta cải thiện trải nghiệm của ứng viên?
Chúng ta có thể làm gì để thu hút nhiều ứng viên chất lượng hơn?
Chúng ta có thể cải thiện sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm tuyển dụng như thế nào?
Ví dụ về các hành động cụ thể:
Tạo một danh sách các câu hỏi phỏng vấn tiêu chuẩn.
Sử dụng một phần mềm quản lý tuyển dụng (ATS).
Xây dựng mối quan hệ với các trường đại học và cao đẳng.
Tạo một trang giới thiệu việc làm hấp dẫn trên trang web của công ty.
Đào tạo cho người quản lý tuyển dụng về kỹ năng phỏng vấn.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn tổ chức các buổi retrospective hiệu quả và cải thiện quy trình tuyển dụng của mình! Chúc bạn thành công!