Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quản trị Salesforce, bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng, từ thiết lập ban đầu đến bảo trì hệ thống.
Hướng dẫn Chi Tiết Quản Trị Salesforce
I. Tổng Quan về Quản Trị Salesforce
Vai Trò của Quản Trị Viên Salesforce:
Quản trị viên Salesforce là người chịu trách nhiệm thiết lập, cấu hình, bảo trì và tối ưu hóa hệ thống Salesforce để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của tổ chức. Họ đóng vai trò cầu nối giữa người dùng và nền tảng Salesforce, đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và an toàn.
Kỹ Năng Cần Thiết:
Hiểu biết sâu sắc về nền tảng Salesforce.
Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề.
Kỹ năng giao tiếp tốt.
Khả năng quản lý dự án.
Kiến thức về quy trình kinh doanh.
Chứng Chỉ Salesforce:
Các chứng chỉ như Salesforce Certified Administrator, Advanced Administrator, và các chứng chỉ chuyên biệt khác có thể giúp nâng cao uy tín và kiến thức của bạn.
II. Thiết Lập Ban Đầu Salesforce
1. Đăng Ký Tài Khoản Salesforce:
Truy cập trang web Salesforce (salesforce.com) và đăng ký một tài khoản Developer Edition miễn phí để thực hành.
2. Cấu Hình Tổ Chức:
Ngôn Ngữ và Khu Vực:
Đặt ngôn ngữ mặc định, múi giờ và định dạng số cho tổ chức của bạn.
`Setup > Company Information > Edit`
Thông Tin Công Ty:
Nhập thông tin chi tiết về công ty của bạn, bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại.
`Setup > Company Information > Edit`
Ngày Lễ:
Thiết lập ngày lễ để ảnh hưởng đến quy trình làm việc và báo cáo.
`Setup > Holidays`
Tiền Tệ:
Cấu hình đơn vị tiền tệ mặc định và cho phép sử dụng nhiều loại tiền tệ nếu cần thiết.
`Setup > Company Information > Currency Management`
3. Quản Lý Người Dùng:
Tạo Người Dùng:
Thêm người dùng mới vào hệ thống và gán cho họ các quyền phù hợp.
`Setup > Users > Users > New User`
Profile:
Xác định quyền truy cập và chức năng mà người dùng có thể sử dụng dựa trên vai trò của họ. Salesforce cung cấp các profile tiêu chuẩn (System Administrator, Standard User, Read Only) và cho phép tạo profile tùy chỉnh.
`Setup > Profiles`
Vai Trò (Roles):
Thiết lập hệ thống vai trò để kiểm soát quyền truy cập dữ liệu dựa trên vị trí của người dùng trong tổ chức.
`Setup > Roles`
Nhóm Công Khai (Public Groups):
Tạo nhóm để chia sẻ quyền truy cập dữ liệu với một nhóm người dùng cụ thể.
`Setup > Public Groups`
III. Tùy Chỉnh Đối Tượng và Trường Dữ Liệu
1. Đối Tượng Chuẩn (Standard Objects):
Salesforce cung cấp các đối tượng chuẩn như Accounts, Contacts, Leads, Opportunities, Cases, v.v.
2. Đối Tượng Tùy Chỉnh (Custom Objects):
Tạo đối tượng tùy chỉnh để lưu trữ thông tin cụ thể cho doanh nghiệp của bạn.
`Setup > Object Manager > Create > Custom Object`
Ví dụ:
Đối tượng “Dự án” để theo dõi thông tin về các dự án của công ty.
3. Trường Dữ Liệu (Fields):
Trường Chuẩn (Standard Fields):
Các trường dữ liệu có sẵn trên các đối tượng chuẩn.
Trường Tùy Chỉnh (Custom Fields):
Tạo trường tùy chỉnh để lưu trữ thông tin bổ sung trên đối tượng.
`Setup > Object Manager > [Chọn đối tượng] > Fields & Relationships > New`
Loại Trường Dữ Liệu:
Text:
Văn bản ngắn.
Text Area:
Văn bản dài.
Number:
Số.
Currency:
Tiền tệ.
Date:
Ngày.
Date/Time:
Ngày và giờ.
Checkbox:
Hộp kiểm.
Picklist:
Danh sách chọn.
Lookup Relationship:
Liên kết đến một đối tượng khác.
Master-Detail Relationship:
Mối quan hệ cha-con giữa hai đối tượng (khi đối tượng cha bị xóa, đối tượng con cũng bị xóa).
4. Bố Cục Trang (Page Layouts):
Tùy chỉnh bố cục trang để hiển thị các trường dữ liệu quan trọng cho người dùng.
`Setup > Object Manager > [Chọn đối tượng] > Page Layouts`
Sắp xếp các trường, thêm phần, và kiểm soát khả năng hiển thị và chỉnh sửa.
5. Loại Bản Ghi (Record Types):
Tạo các loại bản ghi khác nhau để phân loại dữ liệu trong cùng một đối tượng.
`Setup > Object Manager > [Chọn đối tượng] > Record Types`
Ví dụ:
Tạo loại bản ghi “Khách hàng tiềm năng” và “Đối tác” cho đối tượng “Tài khoản”.
IV. Tự Động Hóa Quy Trình
1. Quy Tắc Xác Thực (Validation Rules):
Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu bằng cách thiết lập các quy tắc xác thực.
`Setup > Object Manager > [Chọn đối tượng] > Validation Rules > New`
Ví dụ:
Yêu cầu nhập số điện thoại hợp lệ khi tạo một liên hệ mới.
2. Quy Tắc Phê Duyệt (Approval Processes):
Tự động hóa quy trình phê duyệt cho các bản ghi.
`Setup > Process Automation > Approval Processes > New Approval Process`
Ví dụ:
Yêu cầu phê duyệt từ quản lý khi một cơ hội đạt đến một giá trị nhất định.
3. Quy Tắc Gán (Assignment Rules):
Tự động gán bản ghi cho người dùng hoặc hàng đợi dựa trên tiêu chí cụ thể.
`Setup > Automation > Assignment Rules`
Ví dụ:
Gán khách hàng tiềm năng từ một khu vực cụ thể cho một nhóm bán hàng cụ thể.
4. Quy Tắc Tự Động Phản Hồi (Auto-Response Rules):
Tự động gửi email phản hồi cho khách hàng khi họ gửi biểu mẫu web hoặc email đến địa chỉ hỗ trợ.
`Setup > Automation > Auto-Response Rules`
Ví dụ:
Gửi email xác nhận khi khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ.
5. Workflow Rules:
Tự động thực hiện các hành động dựa trên các tiêu chí cụ thể. Tuy nhiên, Workflow Rules đang dần được thay thế bởi Process Builder và Flow.
`Setup > Create > Workflow & Approvals > Workflow Rules`
Ví dụ:
Cập nhật trường trạng thái khi một cơ hội đạt đến một giai đoạn nhất định.
6. Process Builder:
Một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa các quy trình phức tạp.
`Setup > Process Automation > Process Builder`
Ví dụ:
Tạo một quy trình để tự động tạo một tác vụ khi một cơ hội mới được tạo.
7. Flow Builder (Salesforce Flow):
Công cụ tự động hóa tiên tiến nhất, cho phép tạo các quy trình tương tác phức tạp với giao diện người dùng.
`Setup > Process Automation > Flows`
Ví dụ:
Tạo một quy trình hướng dẫn người dùng qua các bước cần thiết để tạo một khách hàng tiềm năng mới.
V. Báo Cáo và Bảng Điều Khiển
1. Báo Cáo (Reports):
Tạo báo cáo để phân tích dữ liệu và theo dõi hiệu suất.
Loại Báo Cáo:
Tabular Report:
Báo cáo dạng bảng đơn giản.
Summary Report:
Báo cáo tóm tắt dữ liệu theo nhóm.
Matrix Report:
Báo cáo ma trận để so sánh dữ liệu theo hai chiều.
Joined Report:
Báo cáo kết hợp dữ liệu từ nhiều báo cáo khác nhau.
Bộ Lọc (Filters):
Sử dụng bộ lọc để giới hạn dữ liệu hiển thị trong báo cáo.
2. Bảng Điều Khiển (Dashboards):
Tạo bảng điều khiển để hiển thị các báo cáo quan trọng trong một giao diện trực quan.
Components:
Thêm các thành phần báo cáo vào bảng điều khiển, chẳng hạn như biểu đồ, số liệu và bảng.
VI. Bảo Mật và Quyền Riêng Tư
1. Bảo Mật Cấp Tổ Chức (Organization-Wide Security):
Mật Khẩu (Password Policies):
Thiết lập các chính sách mật khẩu mạnh mẽ.
`Setup > Security > Password Policies`
Hạn Chế Địa Chỉ IP (Trusted IP Ranges):
Chỉ cho phép truy cập Salesforce từ các địa chỉ IP cụ thể.
`Setup > Security > Network Access`
Nhật Ký Kiểm Toán (Setup Audit Trail):
Theo dõi các thay đổi cấu hình trong tổ chức của bạn.
`Setup > Security > View Setup Audit Trail`
2. Bảo Mật Cấp Đối Tượng (Object-Level Security):
Quyền Đối Tượng (Object Permissions):
Kiểm soát quyền truy cập đối tượng thông qua profile và permission set.
3. Bảo Mật Cấp Trường (Field-Level Security):
Quyền Trường (Field Permissions):
Kiểm soát quyền hiển thị và chỉnh sửa trường dữ liệu thông qua profile và permission set.
4. Bảo Mật Cấp Bản Ghi (Record-Level Security):
Organization-Wide Defaults (OWD):
Thiết lập quyền truy cập mặc định cho các bản ghi.
Private:
Chỉ chủ sở hữu bản ghi và người dùng cấp cao hơn trong hệ thống vai trò mới có thể xem.
Public Read Only:
Tất cả người dùng có thể xem, nhưng chỉ chủ sở hữu và người dùng cấp cao hơn mới có thể chỉnh sửa.
Public Read/Write:
Tất cả người dùng có thể xem và chỉnh sửa.
Vai Trò (Roles):
Sử dụng hệ thống vai trò để cấp quyền truy cập dữ liệu cho người dùng dựa trên vị trí của họ trong tổ chức.
Quy Tắc Chia Sẻ (Sharing Rules):
Chia sẻ bản ghi với người dùng hoặc nhóm người dùng dựa trên tiêu chí cụ thể.
`Setup > Security > Sharing Settings`
5.
Tuân Thủ Quyền Riêng Tư (Data Privacy Compliance):
GDPR (General Data Protection Regulation):
Đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu của GDPR nếu bạn xử lý dữ liệu của công dân EU.
CCPA (California Consumer Privacy Act):
Tương tự, tuân thủ CCPA nếu bạn xử lý dữ liệu của cư dân California.
Công cụ Salesforce:
Sử dụng các công cụ của Salesforce để quản lý sự đồng ý, yêu cầu truy cập dữ liệu và xóa dữ liệu.
VII. Quản Lý Thay Đổi (Change Management)
1. Sandbox:
Sử dụng sandbox để kiểm tra các thay đổi cấu hình trước khi triển khai vào môi trường production.
Loại Sandbox:
Developer Sandbox:
Sao chép siêu dữ liệu và một mẫu nhỏ dữ liệu sản xuất.
Developer Pro Sandbox:
Tương tự như Developer Sandbox, nhưng có dung lượng lưu trữ lớn hơn.
Partial Copy Sandbox:
Sao chép siêu dữ liệu và một phần dữ liệu sản xuất.
Full Sandbox:
Sao chép toàn bộ siêu dữ liệu và dữ liệu sản xuất.
2. Triển Khai (Deployment):
Sử dụng các công cụ triển khai như Change Sets, Salesforce CLI, hoặc các công cụ của bên thứ ba để chuyển các thay đổi từ sandbox sang production.
3. Tài Liệu:
Ghi lại tất cả các thay đổi cấu hình để tham khảo trong tương lai.
4. Đào Tạo:
Đào tạo người dùng về các thay đổi mới để đảm bảo họ có thể sử dụng hệ thống hiệu quả.
VIII. AppExchange
1. Tìm Kiếm Ứng Dụng:
Khám phá các ứng dụng và thành phần được xây dựng sẵn trên AppExchange để mở rộng chức năng của Salesforce.
2. Đánh Giá:
Đọc các đánh giá và xem xét các ứng dụng trước khi cài đặt.
3. Cài Đặt:
Cài đặt ứng dụng từ AppExchange vào tổ chức Salesforce của bạn.
IX. Bảo Trì và Tối Ưu Hóa
1. Giám Sát Hiệu Suất:
Theo dõi hiệu suất của hệ thống và xác định các khu vực cần cải thiện.
Salesforce Optimizer:
Sử dụng Salesforce Optimizer để xác định các vấn đề tiềm ẩn trong cấu hình của bạn.
Health Check:
Sử dụng Health Check để đánh giá bảo mật của tổ chức bạn.
2. Dọn Dẹp Dữ Liệu:
Loại bỏ dữ liệu trùng lặp và không chính xác.
3. Tối Ưu Hóa Cấu Hình:
Đảm bảo rằng cấu hình của bạn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn và tuân thủ các phương pháp hay nhất của Salesforce.
4. Kiểm Tra Định Kỳ:
Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng hệ thống của bạn hoạt động hiệu quả và an toàn.
5. Sao Lưu Dữ Liệu:
Thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi mất mát.
X. Tài Nguyên Học Tập
Trailhead:
Nền tảng học tập trực tuyến miễn phí của Salesforce.
Salesforce Help:
Tài liệu trợ giúp chính thức của Salesforce.
Salesforce Community:
Diễn đàn và cộng đồng trực tuyến của người dùng Salesforce.
Blogs và Website:
Nhiều blog và website cung cấp thông tin và hướng dẫn về quản trị Salesforce.
Lưu Ý Quan Trọng:
Luôn kiểm tra kỹ lưỡng trong môi trường Sandbox trước khi triển khai bất kỳ thay đổi nào lên môi trường Production.
Đảm bảo bạn hiểu rõ tác động của bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với hệ thống.
Luôn tuân thủ các phương pháp hay nhất của Salesforce về bảo mật và quản lý dữ liệu.
Liên tục cập nhật kiến thức của bạn về Salesforce để theo kịp các tính năng và bản cập nhật mới nhất.
Chúc bạn thành công trên con đường trở thành một quản trị viên Salesforce giỏi!